Datenschutzrechtliche Anfrage

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Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder (mit Zusatzwissen) bestimmbaren natürlichen Person (z.B. Name, Adresse, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Beruf, Titel, Konfession, Personalnummer, Matrikelnummer, Personalausweisnummer, Familienstand, Telefon-, Faxnummer, KFZ-Kennzeichen, Einkommen, Schulden, Krankheiten, Beurteilungen, Zeugnisnoten und Bilder sowie biometrische Daten der Person). Bestimmte Personenbezogene Daten genießen besonderen Schutz (rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheitsdaten, etc.). Derlei Daten dürfen entweder gar nicht verarbeitet werden oder es werden besondere Auflagen für die Verarbeitung gemacht.

Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet/sollen verarbeitet werden? Gibt es eventuell eine Projektbeschreibung?

Für welche Zwecke werden die personenbezogenen Daten verarbeitet?

Der Zweck der Datenverarbeitung von personenbezogener Daten Studierender an einer Hochschule kann zum Beispiel sein:

Kontaktaufnahme vor Studienbeginn
Durchführung von (fachbezogenen) Prüfungen
Ermöglichung der Bibliothekennutzung als auch Mensen
Nutzung der IT-Infrastruktur und des Webportals der Hochschule
Nutzung der zum E-Learning angebotenen Plattformen
usw.

Für welche Zwecke werden die personenbezogenen Daten verarbeitet? Und gibt es eventuell datenschutzfreundlichere bzw. datensparsamere Lösungswege?

Woher stammen die Daten?

Werden die Daten bei dem Betroffenen direkt erhoben? Beispiel für eine Direkterhebung: Um einen Studieninteressierten ein Studium zu ermöglichen, werden bei dieser Person die personenbezogenen Daten direkt (in Form einer Bewerbung) erhoben.

Stammen sie aus anderen internen/externen Quellen, wenn ja, welche?

Bei einem gemeinsamen Forschungsvorhaben zweier Hochschulen erhebt die eine Hochschule die Daten und die andere Hochschule bekommt diese Daten zwecks Auswertung (externe Datenquelle) weitergeleitet.
Zu Abrechungszwecken einer Dienstreise leitet die Personalabteilung personenbezogene Daten an die Buchhaltung weiter.

Werden sie beim Betroffenen direkt erhoben? *

nein

Stammen sie aus anderen internen Fachverfahren? *

nein

Wenn ja, welche?

Stammen sie aus anderen internen / externen Quellen? *

nein

Wenn ja, welche?

Werden Daten weitergeleitet?

Eine interne Weiterleitung von Studierendendaten erfolgt zum Beispiel, wenn Daten an zuständige Fachbereiche oder Stellen zwecks Aufgabenerfüllung weitergeleitet werden, wie Fakultäten, zuständiger Prüfungsausschuss, Campus IT, Hochschulreferat Planung und Controlling, Hochschulbibliothek, verfasste Studierendenschaft, Hochschulreferat Justiziariat in Widerspruchs- und Klageverfahren. Eine externe Übermittlung erfolgt dagegen, wenn die Hochschule die Daten an die Krankenversicherung weiterleitet oder aber zum Beispiel an eine Kooperationshochschule (sofern in einem Kooperationsstudiengang studiert wird).

Sofern die personenbezogenen Daten weitergeleitet werden: An welche Stelle müssen/sollen die personenbezogenen Daten intern bzw. extern übermittelt werden?

Für eine Weiterleitung ist auch eine Rechtsgrundlage notwendig.

Wie lange müssen die personenbezogenen Daten gespeichert bleiben? Und wann können sie gelöscht werden?

Bitte beachten: Die Hochschulen unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus Archivordnung und der Prüfungsordnung ergeben können. Gibt es ggf. gesetzliche Aufbewahrungsfristen?|Besteht eine Anbietungspflicht gegenüber dem Staatsarchiv / Universitätsarchiv?

Gibt es ggf. gesetzliche Aufbewahrungsfristen?

nein

Besteht eine Anbietungs-Pflicht gegenüber dem Staatsarchiv / Universitätsarchiv? (vgl. § 3 HmbArchG )

nein